Wirkungsmessung für Vereine und Stiftungen in Leipzig - Beratung

Warum ist das Thema Wirkung für Sie interessant?

Gemeinnützige Organisationen verfolgen mit ihren gemeinwohldienlichen Satzungszwecken nicht in erster Linie eine Gewinnmaximierungs-Strategie, sondern sie intendieren eine größere Projektwirkung für die Allgemeinheit.

Wirkungsorientiert bedeutet, dass ein Projekt darauf ausgelegt ist, Wirkungen zu erzielen. Die Planung und Umsetzung richten sich danach aus und die erwünschten Wirkungen werden als konkrete Ziele formuliert, an denen sich die gesamte Arbeit des Projektes orientiert. Der Prozess kann in drei Phasen unterteilt werden:

1. Wirkung planen
2. Wirkung analysieren
3. Wirkung verbessern

Förderinitiativen wie etwa die Skala-Initiative der Unternehmerin Susanne Klatten nehmen diesen Gedanken auf und statuieren ihn als Maxime für die Gewährung von Unterstützungsleistungen. Aber nicht nur Mäzene und Förderstiftungen achten auf die Wirkung und deren transparente Darstellung. Auch Behörden und Unternehmen sowie andere externe Stakeholder wie Politik und Medien setzen eine Wirkungsmessung zunehmend voraus.

Welche Vorteile bringt die Leistung aus Ihrer Sicht?

Wir unterstützen Sie auf dem Weg zur Wirkungsmessung. Am Ende des Prozesses sollen Ihnen mehr Optionen zur Inanspruchnahme von Förderinitiativen, wie etwa der SKala-Initiative, sowie weiterer externer Stakeholder zur Verfügung stehen. Darüber hinaus bietet Ihnen der Prozess die Gelegenheit, Ihre Ziele, die zu lösenden Probleme, die Zielgruppe sowie die einzelnen Schritte zur Ziel-Erreichung näher zu definieren, auszuformulieren und in der Öffentlichkeitsarbeit optimal darzustellen.

1)    Wirkungsmessung

a) Machbarkeitsplanung

b) Umsetzungsplanung

c) Projektrealisierung

d) Errichtung eines Projektbüros

e) Berichterstattung und Erfolgsmessung

a)     Machbarkeitsplanung

aa)     Bedarfsanalyse

Am Anfang steht die Idee. Ob diese auch realisierbar ist, zeigt die Bedarfs- und Umfeldanalyse. Hierbei führen wir eine Marktbeobachtung hinsichtlich bereits bestehender Angebote durch und beurteilen die Bedarfslage. Darüber hinaus analysieren wir die zu lösende Problemstellung und deren Ursachen.

bb)     Wirkungsziele festlegen

Das Hauptmotiv für den Eingang von Kooperationen im Non-Profit-Bereich liegt in der Realisierung einer größeren Projektwirkung. Man könnte meinen, dass ein steigender Wirkungsgrad mit dem erhöhten Ressourceneinsatz infolge der Partnerschaft einhergeht. Dem ist aber nicht so; wirtschaftlicher Erfolg ist in diesem Kontext nicht gleichzusetzen mit dem angestrebten gemeinwohldienlichen Effekt.

Als Beispiel sei ein Integrationsprojekt für Flüchtlinge erwähnt. Anhand der Anzahl der durchgeführten Beratungen und Bewerbungstrainings lässt sich noch keine Aussage über die Wirkung des Projektes treffen. Die Teilnahme bedeutet nicht automatisch, dass die Beteiligten auch erfolgreicher bei der Ausbildungs- bzw. Arbeitsplatzsuche sind. Um dies festzustellen, bedarf es einer gesonderten Wirkungsanalyse.

Wir helfen unseren Klienten bei der Definition ihrer Wirkungsziele und der erforderlichen Mittel für deren Umsetzung.

cc)     Ziel-Ressourcen-Verhältnis ermitteln

An diesem Punkt stellt sich die Frage, ob die Ziele mit den vorhandenen Ressourcen verwirklicht werden können. Falls nicht, sind mehrere Szenarien denkbar. Neben der Zielherabsetzung und der Ressourcenerhöhung durch Fremdkapital kommt vor allem die Suche nach einem passenden Kooperationspartner in Betracht.

b)     Umsetzungsplanung 

aa)     Kooperationspartner suchen

Wir führen eine umfassende Suche nach geeigneten Kooperationspartnern durch. Zu den Leistungsbereichen zählen die Fördermittelberatung zur finanziellen Unterstützung durch Behörden und Förderstiftungen, die Spenden- und Sponsorenberatung zur finanziellen oder sachlichen Unterstützung durch Privatpersonen und Unternehmen sowie die strukturelle Beratung zur Ermittlung operativer, gleichrangiger Kooperationspartner.

bb)     Kosten-, Finanzierungs- und Zeitplan erarbeiten

Welche Kosten nimmt das Gesamtprojekt in Anspruch und wie hoch sind die Kosten für die einzelnen Projektpartner? Der Kostenplan sollte so genau wie möglich gefasst und eine Fehlkalkulation vermieden werden. Wie hoch sind die Eigenmittel und die voraussichtlichen Einnahmen aus dem Projekt? Welcher Verteilungsschlüssel soll auf die Fördermittelgeber angewendet werden? Wann beginnt das Projekt und wie lange soll es dauern?

Wir unterstützen unsere Klienten bei der Erstellung von Kosten-, Finanzierungs- und Zeitplänen.

cc)     Projektskizze formulieren

Den Gegenstand des Projektes kurz und bündig zu formulieren; Klienten, die gedanklich tief in das Projekt involviert sind, fällt dies oftmals nicht leicht. Wir helfen bei der Ausformulierung des Projektplans.

dd)     Anträge stellen

Einen nicht zu unterschätzenden Zeitfaktor stellt die Anfrage nach bzw. Beantragung von Drittmitteln dar. Auch wenn die Unterlagen prinzipiell zusammengestellt sind, verlangen viele Geldgeber eine spezielle Form der Einreichung bzw. Zusatzangaben.

ee)     Kooperationsform bestimmen

Vom informellen Austausch über finanzielle Unterstützungsleistungen bis zur rechtlichen Verselbständigung des Kooperationsprojektes – die Kooperationsformen sind vielfältig. Die Entscheidung ist abhängig von verschiedenen Parametern. Hierzu zählen u.a. Länge und Umfang der Kooperation sowie der Einfluss auf die Willensbildung.

c)     Realisierung

aa)     Festlegung von Kostenstellen und Erfolgskennzahlen bei Projektbeteiligten

Zur Soll/Ist-Überwachung der Projekteinnahmen und -ausgaben richten wir bei unseren Klienten eine individuelle Kostenstellenrechnung ein. Darüber hinaus legen wir Kennzahlen zur regelmäßigen Erfolgsüberwachung fest.

bb)     Auslagerung eines Projektbüros

Bei Projekten mit mehreren operativen Partnern sollte eine zentrale Steuerungsstelle eingerichtet werden. Unsere Klienten können diese Projektmanagement-Aufgabe an uns auslagern. Wir richten ein Projektbüro mit festem Ansprechpartner ein. Zu den Aufgaben des Büros zählen

• die Unterstützung der Kooperationspartner bei der Strukturierung des Projekts;
• die Aufrechterhaltung des Kommunikationsflusses zwischen den einzelnen Projektleitern;
• die Fristenplanung und -überwachung;
• die regelmäßige Einberufung von Arbeitstreffen der Projektleiter;
• die Erstellung von Projektplänen und Projektberichten;
• die Einrichtung eines Risikofrüherkennungssystems;
• die Einhaltung und Messung der Wirkungsziele.

cc)     Wirkungsmessung: Datenerhebung und -analyse

Um die erfolgreiche Umsetzung der Wirkungsziele zu kontrollieren müssen zunächst die passenden Indikatoren (z.B. Zufriedenheit der Teilnehmer) und Messinstrumente (z.B. Fragebögen, Interviews mit Projektteilnehmern) festgelegt werden. Im Anschluss finden Datenanalyse und -erhebung statt. Unbefriedigende Projektergebnisse können durch regelmäßiges Monitoring und Zwischenevaluationen verhindert werden.

Wir unterstützen unsere Klienten bei der Festlegung der Indikatoren und Messinstrumente sowie der Datenerhebung und -analyse während und am Ende des Projekts.

 d)     Berichterstattung und Erfolgsmessung

 Sachbericht:

Zunächst fassen wir die Aufgabenstellung und Umsetzungsschritte des Projekts bzw. der Kooperationspartner in einem Sachberichtsteil zusammen. Dieser kann an die Anforderungen bestimmter Stakeholder (Öffentlichkeit, Behörden, Förderstiftungen) angepasst werden.

Finanzbericht:

Wir führen die finanziellen Ergebnisse der einzelnen Projektpartner zusammen und analysieren den betriebswirtschaftlichen Erfolg des Projekts mittels passender Finanzkennzahlen.

Wirkungsbericht:

Der Bericht setzt die anfangs gestellten Wirkungsziele des Projekts den Messdaten (Monitoring, Evaluation) entgegen. Aus den Ergebnissen können neben dem Projekt selbst auch positive Schlüsse für künftige Projekte gezogen werden.   

 2)     Innovationsmanagement

Im Unterschied zu Kreativität, die sich mit der Entwicklung von Ideen beschäftigt, ist Innovationsmanagement auch auf die Verwertung von Ideen bzw. deren Umsetzung in ideellen Projekten zur Zweckverwirklichung oder wirtschaftlich erfolgreichen Dienstleistungen ausgerichtet.

Wir unterteilen den Management-Prozess nach Homburg/Krohmer in vier Phasen:

- Ideengewinnung und -konkretisierung;

- Konzeptdefinition;

- Konzeptbewertung und -Selektion;

- Markteinführung.

 3)     Auslandsengagement

Wir leben auf einem transparenten Planeten; dank der enormen Fortschritte der Informationstechnologie hat sich der Nebel gelichtet und die vielseitigen Probleme und Ungerechtigkeiten des Diesseits offenbart. Globale Lösungsansätze Rücken demnach immer stärker in den Fokus.

Die steuerbegünstigten Zwecke stehen, abgesehen von vier Ausnahmen, deren Geltungsraum sich lediglich auf die Bundesrepublik Deutschland erstreckt, einem grenzüberschreitenden Wirken nicht im Wege. Auch der im Nachgang zu den allgemeinen gemeinnützigkeitsrechtlichen Voraussetzungen zu prüfende „strukturelle Inlandsbezug“ (§ 51 Abs. 2 AO) stellt keine Schranke dar, da bei steuerbegünstigten Auslandsaktivitäten inländischer Nonprofit-Organisationen ein Ansehensbeitrag grundsätzlich bejaht wird. Das Finanzgericht Köln hat in seiner Entscheidung vom 20.01.2016 diese Indizwirkung auf ausländische Organisationen, die nachgewiesen haben, dass sie nach deutschem Recht gemeinnützig sind, ausgeweitet. Ferner folgt es der scharfen Kritik der Literatur an der schwammigen und eher ansehensschadenden Ansehensvoraussetzung.

Bei Projektpartnerschaften im Rahmen eigener Niederlassungen, Tochtergesellschaften und dritten Hilfsgesellschaften sind insbesondere die zivilrechtlichen Anforderungen an eine mögliche rechtliche Verselbständigung der örtlichen Präsenz sowie die erhöhten Nachweispflichten zur Hilfspersonenvorschrift zu beachten. Eine Überprüfung der Risiken nehmen wir unter Hinzuziehung von spezialisierten Steuerberatern und Rechtsanwälten vor.

Darüber hinaus können wir für unsere Klienten mittels einer speziellen Software für Projekte von NPOs im Ausland die Projektverwaltung bzw. das Kooperationsmanagement übernehmen.

Stufen:

1. Machbarkeitsprüfung;

2. Suche nach Partnern im Projektland;

3. Strategie zur Steuerung des Projektes unter Einbeziehung der Partner vor Ort;

4. Übernahme der Verwaltung mittels spezieller Software;

5. Erfolgsmessung und Nachweisführung für Fördermittelgeber.

4)     Berichte

a)     Geschäftsbericht

Der Jahresbericht des Vorstands bzw. der Geschäftsführung ist nicht nur wichtig für die Entlastung der verantwortlichen Personen, sondern auch für die Außendarstellung der Organisation. Wir helfen unseren Klienten bei der Strukturierung und dem Layout sowie der Ausformulierung des Berichts.

 b)     Tätigkeitsbericht für das Finanzamt

Der Tätigkeitsbericht dient dem Nachweis der tatsächlichen Geschäftsführung im Sinne der Satzungszwecke. Darüber hinaus gibt er Hinweise auf die Einhaltung der weiteren gemeinnützigkeitsrechtlichen Voraussetzungen (z.B. Ausschließlichkeits- oder Unmittelbarkeitsgebot). Der Schwerpunkt liegt daher weniger bei den strukturellen Erläuterungen oder den zusätzlichen Einnahmequellen im steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, sondern bei den konkreten Tätigkeiten zur Verwirklichung des Satzungszwecks. Wir unterstützen unsere Klienten bei der Formulierung des Berichts.

 c)     Wirkungsbericht

Der Wirkungsbericht setzt die anfangs gestellten Wirkungsziele des Projekts den Messdaten (Monitoring, Evaluation) entgegen. Aus den Ergebnissen sollen neben dem Projekt selbst auch positive Schlüsse für künftige Projekte gezogen werden. Mittels des Berichts wird die ideelle Erfolgsmessung  eines Projektes abgeschlossen. 

 d)     Verwendungsnachweis für Behörden und Förderstiftungen

Neben dem Sachbericht bedingen Verwendungsnachweise die konkreten Einnahmen und Ausgaben des finanzierten Projekts. Hierzu müssen Kostenstellen ausgewertet und formgerecht übernommen werden. Darüber hinaus muss die Gliederung der Einnahmen und Ausgaben unter Umständen an die Vorgaben der Behörden (z.B. Haushaltsplan) angepasst werden. Wir erstellen für unsere Klienten die entsprechenden Verwendungsnachweise.