Die Kassenführung ist ein zentrales Thema bei gemeinnützigen Organisationen. Wie müssen Belege aussehen, erfasst und dokumentiert werden? Wann ist ein Kassenbuch überhaupt notwendig?
Was die Belege anbelangt, gibt es für Bareinnahmen und -ausgaben keine Besonderheiten gegenüber anderen Rechnungen. Wenn Ihre gemeinnützige Organisation Einzelbelege für Bareinnahmen erstellt, müssen Sie diese in Kopie aufbewahren. Das Gleiche gilt für Barbelege (Rechnungen), die Sie erhalten.
Ob Sie ein Kassenbuch führen müssen, hängt davon ab, ob Ihre Organisation buchführungspflichtig (= bilanzierungspflichtig) ist. Da für Vereine und Stiftungen keine Buchführungspflicht nach dem HGB besteht, werden sie bis auf wenige Ausnahmen nur nach § 141 AO buchführungspflichtig. Das ist der Fall, wenn
Die Grenze bezieht sich auf den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Ermittelt Ihr Verein oder Ihre Stiftung den Gewinn mittels einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung, müssen Sie kein Kassenbuch führen. Die Begründung lautet, dass sich bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG weder aus ertrag- noch aus umsatzsteuerlichen Vorschriften (§ 22 UStG und § 63 UStDV) eine Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs ergibt. Bei dieser Gewinnermittlungsart gibt es keine Bestandskonten und somit auch kein Kassenkonto.
Dass Einnahmen-Überschuss-Rechner kein Kassenbuch führen müssen, bedeutet nicht, dass sie darauf verzichten können, Umsätze vollständig aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungspflicht gilt immer, auch für Barumsätze. Hier spielt es keine Rolle, ob Ihr Verein seine Umsätze ausschließlich oder überwiegend in bar abwickelt oder die Bareinnahmen geringfügig sind
Die Befreiung von der Kassenbuchpflicht ist deswegen eher theoretischer Natur. Zum einen ist es für Sie aus organisatorischen Gründen ratsam, laufende Bargeschäfte in einem Kassenbuch festzuhalten. Zum anderen müssen auch nicht Buchführungspflichtige vereinnahmte Entgelte zumindest summarisch aufzeichnen. Wenn Ihr Verein eine EDV-Buchhaltung vorhält, werden Sie die Barumsätze ohnehin über ein Kassenkonto erfassen, das einem Kassenbuch entspricht.